از اجتماع قرار گرفتن شرکا و هم چنین تعدادی از اشخاص که به عنوان موسس شرکت هستند ، مجمع بوجود می آید. بدین صورت می توان گفت که دراصل شخصیت حقوقی شرکت وابسته به وجود آنها می باشد. مجمع عموم از گونه بالاترین مرکز قدرت و تصمیم گیری های شرکت و تعیین کننده مقررات آن می باشد .
نحوه دعوت و شرایط تشکیل جلسات مجمع عمومی
قانون تجارت به شیوه دعوت و روند جلسات مجامع عمومی به شرح زیر می پردازد :
- همواره دعوت از سهامداران جهت برگذاری مجامع عمومی از طریق انتشار آگهی در روزنامه کثیرالانتشاری انجام می شود که آگهی های مربوط به شرکت در آن به چاپ می رسد البته درصورت عدم حضور تمامی سهامداران در مجمع، لزومی به انجام تشریفات انتشار آگهی دعوت نیست.
- کمترین فاصله بین انتشار دعوتنامه دو اجلاس مجمع عمومی و تشکیل جلسه آن ها نباید از 10 روز و حداکثر 40 روز متجاوز گردد .
- هیئت مدیره وظیفه دعوت مجمع عمومی عادی را به عهده دارد اما درصورت عدم دعوت از مجمع عمومی در مدت زمان مشخص شده جهت برگذاری جلسه سالیانه، بازرس یا بازرسان شرکت مستقیما وظیفه انجام این کار را به عهده می گیرند.
- هر یک از سهامداران علاقه مند به شرکت در جلسه مجمع عمومی باید با مراجعه به شرکت، قبل از تشکیل جلسه، برگه صادر شده ورود به جلسه را قبال ورقه سهم یا تصدیق موقت سهم صادر دریافت نماید. تنها با نشان دادن برگه ورود به جلسه اجازه حضور در جلسه مجمع عمومی امکان پذیر می باشد.
- برای هر جلسه ای یک صورتجلسه درباره حضار در مجمع عمومی تدوین می شود که نشانگر هویت کامل، محل اقامت ، تعداد سهام و تعداد آراء هر یک از حضار بوده و آنها آن را امضا کرده اند.
- آگهی دعوت مجمع عمومی سهامداران باید حاوی دستور جلسه و تاریخ و محل برگذاری مجمع با ذکر ساعت وآدرس دقیق باشد.
- در جلسات مجمع عمومی ، وکیل یا نماینده قانونی سهامدار و نیز نماینده اشخاص حقوقی به شرطی حضور پیدا می کنند که مدرک وکالت یا نمایندگی خود را نشان دهند و حضور آنها به مثابه حضور خود سهامدار می باشد.
- اکثریت آراء جلسه مجمع عمومی، به معنی اکثریت حضار در جلسه است .
- زمانی سهامداران یک پنجم از سرمایه شرکت اجازه دعوت از مجمع عمومی جهت برگذاری جلسه را پیدا می کنند که پیش از آن از هیئت مدیره و سپس بازرسان تقاضای آن را کرده و با جاب رد آنها مواجه شده باشند. هیات مدیره و بازرسان جهت دعوت از مجمع عمومی به ترتیب 20 روز و 10 روز فرصت خواهند داشت.
- اداره جلسات مجامع عمومی به عهده هیات رییسه ای است که از یک رییس و یک منشی و دو ناظر تشکیل شده است. ریاست مجمع به عهده رییس هیات مدیره شرکت خواهد بود مگر اینکه در اساسنامه حالت دیگری مشخص شده باشد. زمانی با رئیس مجمع با رای اکثریت نسبی سهامداران تعیین می شود که دستور جلسه، انتخاب یا عزل مدیر یا مدیران باشد. از بین سهامداران، ناظران جلسه انتخاب می شوند ولی لزومی ندارد که منشی جلسه سهامدار نیز باشد.
- منشی جلسه صورت جلسه ای درباره مذاکرات و تصمیمات مجمع عمومی تهیه می کند که اعضای هیئت رئیسه آن را امضا کرده و نسخه دیگر آن در مرکز شرکت نگهداری خواهد شد.
- هیئت رئیسه مجمع زمانی می تواند با تایید مجمع عمومی اعلام تنفس کند که درباره کلیه موارد مندرج در دستور مجمع، در مجمع عمومی تصمیم گیری نشود و جلسه بعدی باید در عرض دو هفته بعد تشکیل شود. برای تمدید جلسه لزومی به دعوت و انتشار آگهی دوباره نیست و جلسات بعدی در امتداد و راستای جلسه اول با همان حد نصاب جلسه اول برگذار شده و رسمیت پیدا می کند.
موارد ثبت اجباری تصمیمات مجمع عمومی
زمانی که تصمیمات مجمع عمومی درباره یکی از موارد زیر باشد ارسال یک نسخه از صورت جلسه مجمع جهت ثبت به مرجع ثبت شرکت ها الزامی می گردد.
1- تعیین مدیران و بازرس یا بازرسان
2- تایید ترازنامه
3-تصمیم درباره کاهش یا افزایش سرمایه
4-اعمال تغییرات اساسنامه
5- انحلال شرکت و چگونگی تصفیه آن
لازم به ذکر نیست که آگهی این موارد پس از انجام پرسه ثبت، در روزنامه رسمی کشور چاپ خواهد شد.
