اساسنامه شرکت سندی می باشد که به آن اعتبار می بخشد و در آن راه و روش ها و سرمایه های شرکت هدف و شیوه فعالیت و وظیفه های هر کدام یک از اعضا شرکت و هیئت مدیره و مجمع های عمومی و بازرسان شرکت و تعداد مدیران و شیوه انتخاب و مدت ماموریت و شیوه تعیین جانشین مدیرانی که فوت کرده اند یا استعفا نموده اند و یا ورشکسته و گوشه نشین شده اند مشخص می شود و رعایت تمامی آن الزامی می باشد و همان گونه که در زندگی یک شخص حقیقی شناسنامه یا سجل او سبب هویت و اعتبار او می گردد در شخص حقوقی هم اساسنامه به او هویت و اعتبار می بخشد و حدود اختیارات و وظایف مدیران و اندازه مسئولیت آن ها و شیوه کارکرد در آن درج می شود. بنابراین شرکت های سهامی عام و شرکت های سهامی خاص بایستی دربردارنده اساسنامه باشند.
تفاوت اساسنامه و شرکتنامه
اساسنامه سند هویت شرکت‌هاى تجارتى می باشد. به این معنى که در اساسنامهٔ هر شرکت مشخصات آن از قبیل اسم و موضوع و هدف و سرمایه و مدیران و نحوه انتخاب و وظایف و اختیارات آن ها و چگونگى تعیین جانشین در مواردى که بعضى از آنها فوت نموده و یا محجور گردیده و یا استعفاء کرده و یا صلاحیت او سلب شده باشد، معین و مشخص مى‌شود و به‌طورکلى راه‌کارها و راه و روش های شرکت در آن ذکر مى‌گردد و محتوای آن به منظور همه شرکاء لازم است که رعایت گردد و همه شرکت‌ها بایستی دربردارنده اساسنامه‌اى باشند که در بحث شرکت‌هاى سهامى توضیح لازم درباره آن داده شده است ولی شرکتنامه مختص شرکت‌هاى با مسئولیت محدود، تضامنى و نسبى مى‌باشد و شرکت‌هاى سهامى و تعاونى نیازى به شرکتنامه ندارند و شرکتنامه هم نوعى سند رسمى می باشد که بین دو یا چند شریک به‌منظور تشکیل شرکت تجارتى تنظیم مى گردد و مطابق قانون تجارت (ماده ۱۹۷ قانون تجارت) پس از آن که شرکت تشکیل شد.
در همان ماه اول بایستی خلاصه شرکتنامه و پیوست های آن به وزارت دادگسترى ارسال گردد و این سند معتبرى مى‌باشد در حقیقت مندرجات آن ، قسمتى از اساسنامه شرکت می باشد که از طریق قوه قضاییه چاپ و منتشر شده است و در اختیار سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و اداره کل ثبت شرکت ها و مالکیت صنعتی قرار می گیرد و از طریق موسسین تهیه و تنظیم می شود و به طور معمول خلاصه ای از اساسنامه به تشریح ذیل در آن درج می گردد.
موارد مندرج در شرکتنامه
- نام شرکت.
- موضوع شرکت.
- سرمایه شرکت اعم از نقدى و غیرنقدی.
- میزان سهم‌الشرکه هر یک از شرکاء.
- تاریخ تشکیل شرکت و مدت آن.
- اسامى شرکاء یا مؤسسین شرکت با ذکر مشخصات کامل هر کدام یک و محل اقامت آن ها.
- اسامى مدیران شرکت و اختیارات آن ها و مشخصات کسانى که حق امضاء دارند.
- درج مشخصات بازرس یا بازرسان شرکت.
- تاریخ و شیوه رسیدگى به حساب‌ها و چگونگى تقسیم سود و زیان شرکت.
- انحلال شرکت.
- دیگر نکاتی که لازم باشد درج می گردد.
- در انتها شرکت نامه می بایست توسط موسسین به امضا برسد و در دفتر ثبت شرکت ها ثبت شود.
