در شروع مقاله به شرحی از صورت جلسه می پردازیم به گونه ای از نوشته و یا تحریری گفته می شود که در آن تصمیمات و مذاکراتی که در برگزاری مجامع اخذ می گردد به صورت مکتوب نوشته می شود صورت جلسه گفته می شود .
این تصمیمات و مذاکرات در جلسه ای تحت عنوان مجمع عمومی صورت می گیرد . می توان گفت مجمع عمومی از حضور صاحبان سهام برگزار می گردد . یکی از عالی ترین رکن های شرکت مجمع عمومی می باشد . باتوجه به قانون مصوبه 73 تجارت این مجامع به 3 دسته تقسیم بندی می شوند :
مجمع عمومی مؤسس 2- مجمع عمومی عادی 3- مجمع عمومی فوق العاده
باید صورت جلسه در مجامع به صورت دقیق و با قید تصمیمات که در مجمع اخذ می گردد تنظیم گردد و به مرجع ثبت شرکت اعلام گردد .
الف ) نحوه ی تنظیم صورتجلسات مجمع عمومی فوق العاده
- در تنظیم صورت جلسه این مجمع الزامی است عنوان صورت جلسه قید گردد (صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده )
- شرکت بعد از ثبت شخصیت حقوقی پیداکرده درج شماره ثبت شرکت و نام شرکت و نوع حقوقی شرکت الزامی است.
- سرمایه که در ثبت شرکت آورده شده است، قید گردد.
- مکان و زمان و تاریخ برگزاری مجمع و هم چنین تعداد اعضای حاضر در مجمع و اگر برای دعوت حضار از انتشار آگهی استفاده گردیده و مفاد این آگهی در صورت جلسه قید گردد.
- در صورتی که تعداد اعضا ی به صورت محدود در مجمع حضور بهم رسانیده اند تعداد و مشخصات آن ها و تعداد سهامشان قید گردد.
- اعضا هیئت ریئسه تعیین شود.
- تحریر و مکتوب نوشتن تصمیمات و مواد اساسنامه شرکت و مواردی که در مجمع فوق به همراه جزییات آن قید گردد.
به عنوان مثال در صورتی که مجمع تغییر افزایش سرمایه تشکیل شده است باید قید گردد که جه مبلغی افزایش یافته و مبلغ اولیه چقدر بوده است قید گردد که مبلغ نقد می باشد و یا غیر نقدی و توسط چه شخصی این مبلغ وارد شده است.
سپس صورت جلسه توسط کلیه حضار تشکیل دهنده مجمع ، تنظیم و امضا گردیده و موراد به صورت کلی درآن قید گردیده هر تغییری که بر اساس آرا اخذ گردیده باشد با تمام جزئیات قید گردد. این صورت جلسه به اداره مرجع ثبت شرکت ها تحویل داده شود . مدارک تغییرات جدید و قدیم همراه آن ضمیمه گردد.
ب) نحوه ی تنظیم صورتجلسات مجمع عمومی عادی سالیانه یا عادی بطور فوق العاده
تنظیم صورت جلسه الزامی است در بالا عنوان مجمع قید گردد ( مجمع عمومی عادی سالیانه بطور فوق العاده )
نوع شخصیت حقوقی که به ثبت رسیده است همراه با نام کامل شرکت و شماره ثبت شرکت قید گردد.
سرمایه ای که در شرکت به ثبت رسیده است قید گردد.
زمان برگزاری به همراه مکان و ساعت آن مجمع و هم چنین تعداد اعضای تشکیل دهنده این مجمه به همراه نشرآگهی دعوت حضار و مفاد آن در صورت جلسه قید گردد.
انتخاب اعضا هیئت مدیره ( برای شرکت های سهامی ) امکان پذیر می باشد.
تصمیماتی که در این مجمع اخذ گردیده می شود . الزامی با ذکر جزیئات بصورت کامل قید گردد از جمله این تغییرات :
ن – انتخاب اعضا هیئت مدیره با مشخصات کامل شخص و هم چنین عضو اصلی و یا علی البدل آن مشخص گردد.
ل – تعیین بازرسان شرکت ، الزامی است مشخصات شناسایی آنها بطور کامل به همراه آدرس و شماره تماس قید گردد . هم چنین عضو اصلی و یا علی البدل آنها مشخص گردد.
د – روزنامه کثر الانتشار تعیین گردد .
ت – ترازنامه مالی تصویب گردد . در آن حساب های سود و زیان به همراه سال مالی آن قید گردد.
سپس در آخر کار بعد از اینکه کلیه موارد فوق الذکر را بصورت کامل در صورتجلسه قید گردید و به امضا حضار تشکیل دهنده آن صورت گرفت به همراه مدارک ضمیمه شده صورت جلسه به اداره مرجع ثبت شرکت اعلام می گردد.
ج ) صورتجلسه ی هیئت مدیره
زمانی که اعضا هیئت مدیره در صورت جلسه مجمع عمومی عادی یا فوق العاده انتخاب می گردند . صورت جلسه ای تحت عنوان هیئت مدیره منوط بر تعیین و انتخاب اعضا هیئت مدیره و نیز اشخاص که حق امضا دارند شرکت می کنند و حسب مورد تعیین وظایف مدیر عامل به مرجع ثبت شرکت ها به انضمام هر یک از صورتجلسات مجامع فوق ارائه می گردد که الزامی است نکات ذیل در آن رعایت و نگارش یافته باشد.
قید عنوان صورت جلسه که صورت جلسه هیئت مدیره می باشد الزامی است
شرکت و شخصی حقوقی ثبت شده به همراه شماره ثبت شرکت درج گردد .
زمان برگزاری به همراه تاریخ و مکان برگزاری مجمع با ذکر تعداد اعضا هیئت مدیره و هم چنین تعداد حضار تشکیل دهنده این مجمع و در صورتی که دعوت حضار از طریق روزنامه آگهی شده باشد مفاد آگهی ، کلیه موارد قید گردد.
الزامی است در تعیین انتخاب هیئت مدیره مشخصات شناسایی آنها به همراه سمت هریک از آنها ، هم چنین تأکید بر وضوح اینکه شخص عضوهیئت مدیره هست و یا خیر برای سمت دیگر گزینش شده است قید گردد.
دارندگان امضاء مجاز شرکت با ذکر جزئیات و مواردی که جهت رتق و فتق امورات شرکت نیاز به امضاء دارند را معرفی نمایند . .البته جهت معرفی دارندگان حق امضاء مجاز شرکت به ماده مربوط در اساسنامه شرکت نیز باید توجه نمود.سپس صورتجلسه به امضاء حاضرین در جلسه با ذکر نام و نام خانوادگی آن ها رسیده و نگارش صورتجلسه با اشاره به نام و نام خانوادگی غایبین در جلسه خاتمه می یابد.
تذکر: ارائه مدارک لازم و مورد نیاز به انضمام صورتجلسه فوق الذکر به مرجع ثبت شرکت ها الزامی است.
مدارک مورد نیاز جهت ثبت تغییرات شرکت
- ارائه فتوکپی برابر اصل شناسنامه و کارت ملی اعضای جدید،بازرسین و سهامداران.
- ارائه رونوشت شناسنامه و کارت ملی اعضای قدیم و جدید.
- ارائه فتوکپی سهام شرکت و اعضای قدیم و جدید.
- ارائه فهرست اسامی اشخاصی که در شرکت حق امضا دارند.
- ارائه آدرس و کد پستی شرکت.
- ارائه سمت اعضای جدید و قدیم.
- ارائه فتوکپی آخرین آگهی تغییرات
- ارائه مبلغ سرمایه و ارزش ریالی.
- ارائه فتوکپی کارت پایان خدمت اعضا و بازرسین جدید به بعد برابر اصل شده در دفاتر اسناد رسمی.
- ارائه برگه دارایی در صورت نقل و انتقال سهام.
مراحل ثبت صورت جلسه تغییرات شرکت
به صورت اینترنتی می توان صورت جلسه تغییرات شرکت را به اداره ثبت شرکت ها ارسال کرد از طریق سامانه ثبت شرکتها . وارد سایت شده و مراحل را طی کنید.
گام اول : اطلاعات اولیه شرکت را به صورت کامل وارد نمایید.
از جمله این اطلاعات شناسه ملی شرکت،شماره ثبت شرکت،انتخاب نوع شرکت.
گام دوم : اطلاعات جلسه را به صورت کامل درج گردد.
- صورت جلسه مجامع فوق که در بالا قید گردید باتوجه به نوع شرکت مشخص گردد.
- حد نصاب حضار شرکت کننده در مجمع مشخص شود.
- تکمیل مشخصات متقاضی ( نام، نام خانوادگی، شماره ملی، …)
- مشخصات متقاضیان و به همراه اطلاعات هویتی آنها ، هم چنین سمت آن درج شود آیا وکیل هست و یا اصیل.
- تاریخ و زمان و مکان برگزاری جلسه در سامانه درج گردد.
- کلیک بر روی کلید پذیرش موقت.
- شماره 19 رقمی از سامانه بعد از پذیرش اخذ گردد.
- تعیین مشخصات و سمت امضا کننده دفتر.
گام سوم : تصمیمات جلسه. در سامانه درج گردد.
انتخاب تصمیم مورد نظر از فهرست نوع تصمیم و سپس انتخاب کلید افزودن تصمیم جلسه.
گام چهارم : در صورتی که در موضوع جلسه تغییر نام وجود داشته باشد مشخص نمودن نام درخواستی درج شود.
گام پنجم : درج اشخاص جلسه
- اعضای حاضر در جلسه و هم چنین سمت آنها در جلسه قید گردد ( وکیل هستند و یا سهامدار )
- اطلاعات شناسایی شخص را وارد نماید .
- وارد کردن نام شخص، شناسه ملی و شماره ثبت در صورت حقوقی بودن شخص.
گام ششم : سما اشخاص جلسه درج شود.
گام هفتم: ارتباط اشخاص جلسه مشخص و درج گردد ( نماینده سهامدار بودن یا وکیل سهامدار بودن)
گام هشتم: در این مرحله متقاضی باید مدارکی که بنا به تصمیمات انتخاب شده و نوع صورتجلسه، تهیه شده را ارایه کند و گزینه " تأیید مدارک مورد نیاز" را انتخاب نماید.
گام نهم: متن صورتجلسه به صورت دقیق تایپ نماید .
- تایپ متن صورتجلسه در این صفحه و استفاده از متون پیش فرض از سامانه.
- یا زدن کلید " دریافت متن پیشنهادی رایانه" بر اساس تصمیمات اتخاذ شده.
- سپس بر روی گزینه پذیرش نهایی کلید کنید.
در مرحله آخر بعد از پذیرش اینترنتی از طریق سامانه و اخذ تأییدیه پذیرش، متقاضیان باید نسخه های اصلی صورت جلسات تنظیمی و ضمائم آنها را حداکثر به مدت سه روز کاری از طریق باجه های پست به صورت سفارشی به آدرسی که در تأییدیه پذیرش درج شده ارسال کنند.
