اتفاقات و مذاکرات جلسه در هر جلسه ثبت خواهد شد که در فرهنگ فارسی معین به آن صورتجلسه گفته می شود. معمولا در صورتجلسه ها تاریخ و محل برگزاری جلسه ، مشخصات اعضاء شرکت کننده و تصمیمات اتخاذ شده قید می شود. جلسات رسمی با جمع شدن اعضاء جلسه ، دستور جلسه ، در زمان معین و مکان برگزار می شود. برای اینکه جلسه کامل شود باید صورتجلسه آن نیز تنظیم شود که موجب رسمی بودن جلسه می شود.
تنظیم صورتجلسه
دبیر یا منشی جلسه وظیفه ی تنظیم مطالب را در جلسات رسمی بر عهده دارد. یکی از اعضا جلسه می تواند منشی جلسه باشد یا یک نفر که بدون حق رای در جلسه حضور داشته باشد.
نمونه های صورتجلسه از سمت اداره ثبت شرکتها ارائه می شود که متن صورت جلسه باید کامل و دقیق و مطابق با آن تنظیم شود. پس از آن به همان صورت کاملا در سامانه اداره ثبت شرکت ها ثبت شود . بعد از اینکه در سامانه به ثبت رسید ، اصل صورتجلسه باید امضاء شود و به اداره ثبت شرکت ها ارسال گردد.
تنظیم و دسته بندی صورت جلسه
- تنظیم صورت جلسه شرکت های با مسئولیت محدود
- تنظیم صورت جلسه شرکت های سهامی خاص
- تنظیم صورت جلسه شرکت های سهامی عام
- تنظیم صورت جلسه شرکت های تضامنی
- تنظیم صورت جلسه شرکت های تعاونی
- تنظیم صورت جلسه شرکت های نسبی
- تنظیم صورت جلسه شرکت های مختلط سهامی
- تنظیم صورت جلسه شرکت های مختلط غیر سهامی
چهارچوب تدوین صورت جلسه
- شماره جلسه ( برمبنای استمرار و یا دوره ای بودن)
- مشخصات اعضای شرکت کنندگان
- دستور جلسه ( هدف از برگزاری جلسه )
- مطالبی که در جلسه مطرح شده
- تصمیمات اتخاذ شده
- زمان جلسه ( زمان شروع و پایان جلسه)
- مکان جلسه
- موضوع جلسه بعدی ( یهنی در صورتیکه موضوع به جلسه ی بعد موکول شود ، در صورتجلسه زمان و مکان و دستور بعدی تعیین شود)
- امضاء شرکت کنندگان
لازم به توضیح است ، در صورت جلسه هایی که جنبه مالی و یا حقوقی دارد و یا از اهمیت ویژه ای برخوردار است باید تنظیم صفحات آن به وسیله شرکت کنندگان امضاء شود.
مراحل تغییرات صورت جلسه ی شرکت
شرکتها پس از به ثبت رسیدن این قابلیت را دارند که در اساسنامه تغییراتی اعمال کنند. به این معنی که در طی برگزاری مجمع عمومی عادی یا مجمع عمومی فوق العاده یا در جلسات هیأت مدیره بنا به ضرورت تصمیماتی اخذ می شود که موجب تغییر در برخی از مواد اساسنامه می شود .
بنا به ماده ی 200 قانون تجارت برای ثبت تغییرات ذیل در شرکت ها الزام در نظر گرفته شده است.
الف- تغییر در اساسنامه
ب- تمدید مدت شرکت،علاوه بر مدت مقرر
ح- منحل شدن شرکت،حتی در شرایطی که به موجب انقضای مدت شرکت انحلال صورت پذیرد.
د -تعیین کیفیت تفریغ حساب یا تبدیل شرکا یا خروج بعضی از آن ها از شرکت.
ه –تغییر نام شرکت
و- در هر تقسیم راجع به مورد معین ماده ی 58 قانون تجارت در ماده ی 58 قانون تجارت در ماده ی نهم نظامنامه ی قانون تجارت، غیر از مواردی که در بالا ذکر شد ،تغییر مدیر یا مدیران شرکت نیز اضافه گردیده است.
جهت ثبت تغییرات شرکت ها میبایست صورتجلسه متناسب با موضوع تغییرات تنظیم گردیده و به مرجع ثبتی ارائه شود.اداره ی کل شرکتها در صورت درستی صورتجلسه و در نظر گرفتن تمامی اصول و قواعد قانونی آن و مطابقت موارد آن با پرونده ی اصلی، آگهی تغییرات ثبتی را صادر می کند تا در روزنامه رسمی و محلی اطلاع رسانی به عمل آید.
